Primena zakonskih i drugih propisa iz oblasti zaštite zdravlja i bezbednosti na radu je osnova svih zahteva sadržanih u standardu OHSAS 18001 i na zakonsku osnovu se nadograđuju svi njegovi zahtevi. S obzirom da se zakonski zahtevi delimično razlikuju od države, do države, u nastavku će biti izloženi samo najvažniji zahtevi standarda.
Politiku zaštite zdravlja i bezbednosti na radu donosi najviše rukovodstvo organizacije i ona mora:
da odgovara prirodi i nivou rizika u zastiti zdravlja i bezbednosti organizacije,
da uključuje obavezu stalnog poboljšavanja,
da uključuje najmanje obavezu usaglašenosti sa važećim zakonskim obavezama u oblasti zastite zdravlja i bezbednosti na radu, kao i sa drugim zahtevima koje organizacija mora da poštuje,
da bude dokumentovana, uspostavljena i održavana,
da sa njom budu upoznati svi zaposleni sa ciljem da zaposleni budu svesni svojih ličnih obaveza, koje se odnose na zaštitu zdravlja i bezbednost na radu,
da bude dostupna zainteresovanim stranama i
da periodično bude preispitivana kako bi se obezbedilo da ostane relevantna i odgovarajuća za organizaciju.
Njome se postavljaju osnovni principi za delovanje u čitavoj organizaciji i naglašava se poredeljenost najvišeg rukovodstva organizacije za odgovorno rukovođenje sistemom upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu. Predstavlja polaznu osnovu za utvrđivanje daljih procesa Sistema upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu i nezaobilazan je dokumenat u primeni standarda OHSAS 18001. Ulazni je elemenat svih provera, merenja i preispitivanja, koja se vrše u cilju obezbeđivanja adekvatnosti, kako same politike, tako i celokupnog sistema.
Važan set dokumenata za postizanje usaglašenosti sa zahtevima standarda OHSAS 18001 predstavljaju procedure za identifikaciju opasnosti, ocenjivanje rizika i primenu potrebnih mera upravljanja. Pri utvrđivanju ovih procedura posebno je važno obratiti pažnju na izbor metodologije za identifikaciju opasnosti i ocenjivanje rizika. Pored izbora odgovarajuće metodologije, važno je obezbediti jasnoću procedura i jednostavnost, kako bi celokupna organizacija bila u mogućnosti da se upozna sa značajnim opasnostima, koje utiču na zdravlje i bezbednost na radu.
Identifikacija opasnosti, procene rizika i procesa upravljanja rizikom treba da budu dokumentovani i da uključuju sledeće elemente:
identifikaciju opasnosti,
ispitivanje rizika sa postavljenim postojećim (ili predloženim) kontrolnim merenjima (uzimajući u obzir izlaganje posebnim opasnostima, verovatnoću promašaja u kontrolnim merenjima i potencijalnu ozbiljnost posledica povreda ili štete),
ispitivanje totlerancije ostatka rizika,
identifikaciu bilo kojih dodatnih merenja kontrole rizika koja su potrebna,
ispititvanje da li su merenja kontrole rizika dovoljne da bi smanjile rizik na tolerantan nivo.
Prilikom identifikacije opasnosti i procene rizika obavezno treba uzeti u obzir i sledeća pitanja:
prirodu, vremenska određenost, oblast i područje primene i metodologiju za svaki vid identifikacije opasnosti, procene rizika i upravljanja rizikom koje treba primenjivati,
primenljive propise vezane za zaštitu zdravlja i bezbednost na radu ili druge zahteve,
ulogu i ovlašćenja osoblja odgovoronog za izvršavanje procesa,
kompetente zahteve i potrebe za obukom za osoblje koje treba da obavlja procese. (U zavisnosti od prirode ili vrste procesa koji će se koristiti, oganizacija može koristiti eksterne savete ili usluge, ako zakonom nije drugačije definisano),
upotreba informacija sa konsultacija vezanih za zaštitu zdravlja i bezbednost na radu od zaposlenih , preispitivanje i poboljašanje aktivnosti,
kakvu bi pažnju trebalo dati riziku ljudske greške u okviru procesa koji se ispituju,
opasnosti izazvane materijalima, postrojenjem ili opremom koja je propala tokom vremena, posebno kada se takvi materijali, postrojenja ili oprema nalaze u skladištu.
Da bi organizacija mogla uspešno da funkcioniše pod okriljem standarda OHSAS 18001, od velikog je značaja da se sve opasnosti predvide i da se odredi rizik u vezi sa identifikovanim opasnostima, da se definiše u koj meri određeni rizik može da se toleriše i na koji način se može rizikom upravljati. Takođe je važno uspostaviti i primenjivati neophodna kontrolna merenja i druge mere pomoću kojih se upravlja rizikom i strogo voditi račun o tome da zaposleni budu obavešteni i da razumeju opasnosti, koje postoje u njihovoj organizaciji, uključujući i primenu zaštitnih mera i pružanje prve pomoći.
Nazaobilazni zahtev standarda OHSAS 18001 predstavljaju ciljevi za zaštitu zdravlja i bezbednost na radu koji moraju biti dokumentovani, merljivi i koji treba da obezbede minimum sledeće:
redukciju nivoa rizika,
eliminacija ili smanivanje učestalnosti posebnog neželjenog incidenta (incidenata).
Da bi se obezbedilo postizanje ovih ciljeva organizacija mora da utvrdi i održava programe upravljanja zastitom zdravlja i bezbednoscu na radu, koji uključuju:
Dokumentaciju vezanu za odgovornost i ovlašćenje imenovanih za postizanje ciljeva u relevantnim funkcijama i nivoima organizacije,
Dokumentaciju vezanu za sredstva i vremenski period u kome ciljevi treba da budu ostvareni.
Ovi programi moraju da se preispituju u redovnim i planiranim vremenskim intervalima, a napredovanja ka zadovoljenju postavljenih ciljeva moraju da se prate, preispituju i da se o tome prave zapisi. Organizacije koje implementiraju OHSAS 18001 obavezne su imenuju jedno lice za bezbednost i zdravlje na radu iz reda najvišeg rukovodstva, koji će imati odgovornost za obezbeđenje da se sistem upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednosti na radu primenjuje u skladu sa zahtevima važećih zakona i standarda OHSAS 18001.
Odgovornosti i ovlašćenja celokupnog osoblja koje vrši aktivnosti koje direktno ili indirektno utiču na sistem upravljanja zastitom zdravlja i bezbednoscu na radu, treba da budu definisane, s tim da niko u organizaciji ne bi trebao da bude isključen i lišen odgovornosti, kad je reč o zaštiti zdravlja i bezbednosti na radu.
Pored definisanja odgovornosti i ovlašćenja, zaposlenima je važno pružiti odgovarajuće obuke i obezbediti neophodnu kompetentnostiz bezbednosti na radu, za oblast u kojoj im se dodeljuju odgovornosti i ovlašćenja. Ovo se može postići primenom efikasnih procedura za osiguravanje kompetentnosti osoblja, koje obuhvataju:
sistematsku identifikaciju svesti o zastiti zdravlja i bezbednosti na radu i kompetenciji koja se zahteva na svakom nivou i funkciji u okviru organizacije,
dogovore za identifikovanje i otklanjanje svih propusta koje trenutno ima pojedinac,
obezbeđivanje svake obuke za koju je ustanovljeno da je neophodna, i to na vremenski utvrđen i sistematičan način,
ocenjivanje pojedinaca da bi se osiguralo da budu vešti, da održavaju znanje i porebnu kompetenciju,
održavanje odgovarajućih zapisa o obuci i kompetentnosti pojedinca,
programe obuke u oblasti zastite zdravlja i bezbednost na radu.
Efikasnost obuke i nivo kompetencija, koji iz nje proizilazi treba ispitivati. Ovo podrazumeva ocenjivanja kao deo aktivnosti u obuci, i/ili odgovarajuće provere na terenu da bi se ustanovilo da li je kompetencija ostvarena, ili da bi se pratili dugoročni uticaji obuke na zaštizu zdravlja i bezbednosti na radu.
Pored obuka, za pravilnu primenu standarda OHSAS 18001 neophodno je da se u organizaciji vrše konsultacije po pitanjima zdravlja i bezbednosti na radu i da su važne informacije za zaštitu zdravlja i bezbednost na radu lako dostupne preko oglasnih tabli, biltena ili postera na kojima su prestavljeni programi i uputstva za zdrav i bezbedan rad.
Dakle, neophodno je posedovati dobro razvijen komunikativni sistem, kako interno u okviru organizacije, tako i eksterno kroz razvijanje komunikacije sa ugovaračima, posetiocima, nadležnim organima i drugim zainteresovanim stranama, uključujući i saopštenja koja dolaze iz poverljivih izvora.
Za efikasnu primenu standarda OHSAS 18001 organizacija mora da uspostavi kontrolu nad operacijama na kojima su utvrđeni rizici kojima se mora upravljati, pri čemu se mora obratiti jednaka pažnja na one procese koje zaposleni obavljaju u prostorijama organizacije, kao i na procese koji se odvijaju na terenu ili u prostorijama klijenta, prilikom čega se mora voditi računa o opasnim zadacima, kvalifikacijama osoblja nagažovanog na tim zadacima, opasnosti radnog terena, opasnim materijalima, održavanju strujnog postrojenja i opreme, ispravnosti zaštitne opreme, važećim izdanjima procedura i radnih instrukcija i brojnim drugim faktorima koji mogu da utiču na zdrav i bezbedan rad.
Jedan od efikasnih načina zaštite zdravlja i bezbednosti na radu, koji nam omogućava primena standarda OHSAS 18001, je primena procedura za reagovanje u vanrednim situacijama i odgovor na njih. Ključne elemente za obezbeđivanje pripravnosti u slučaju vanrednih situacija predstavljaju planovi za hitne slučajeve, koje organizacija preduzima kada se određena hitna situacija pojavi, oprema koja se u tim situacijama koristi i iskustva sa praktičnih vežbi.
Plan za hitne situacije treba da obuhvati:
identifikaciju potencijalnih nesreća i hitnih situacija,
identifikaciju osobe koja će biti rukovoditi hitnom situacijom,
detalje aktivnosti koje treba da preduzme osoblje tokom hitne situacije,
odgovornosti, ovlašćenja i dužnosti osoblja sa specifičnim ulogama tokom hitne situacije (npr. kontrolori vatre, osoblje za prvu pomoć, specijalisti za nuklearno curenje ili izlivanje toksičkih materija),
procedure za evakuaciju,
identifikaciju i lokaciju opasnih materijala i zahtevane hitne aktivnosti,
veze sa ekternim službama za hitne slučajeve,
komunikaciju sa nadležnim organima,
komunikaciju sa susedima i javnošću,
zaštitu važnih zapisa i opreme,
raspoloživost neophodnih informacija tokom hitnog slučaja, npr. nacrti postrojenja, podaci o opasnim materijalima, procedure, radne instrukcije i telefonski brojevi za kontakt.
Kad je reč o opremi, moraju da se obezbede odgovarajuće količine i mora da se vodi računa o njenoj stalnoj ispravnosti. Ova oprema najčešće podrazumeva lična zaštitna sredstva, alarmne sisteme, osvetljenje, opremu za gašenje požara, opremu za prvu pomoć, opremu za komunikaciju i drugo.
Dokumentacija koja je preko neophodna za obezbeđivanje adekvatne pripravnosti za reagovanje u vanrednim situacijama sastavni je deo dokumentacije OHSAS 18001 i obuhvata:
dokumentovane planove i procedure za hitne slučajeve,
listu opreme za hitne slučajeve,
zapise o testiranju opreme za hitne slučajeve,
zapise o praktičnim vežbama, njihovom preispitivanju i preporučenim aktivnostima proisteklim iz preispitivanja.
Da bi se obezbedila maksimalna bezbednost na radnom mestu, pored svih navedenih mera, organizacije treba da:
uspostave procedure za praćenje i merenje u skladu sa nivoom rizika,
utvrde raspored provera primene OHSAS 18001 i definišu odgovarajuće ček liste za proveru,
definišu standarde uslova na radnim mestima (uključujući i zakonske obaveze) i obezbede dokaze o kontroli tih uslova,
sastave liste neophodne merne opreme, šeme kalibracije i definišu zapise o kalibraciji,
preduzmu druge neophodne mere zaštite i bezbednosti na radu, koje proizilaze iz porirode posla koju organizacija obavlja, a koje ovom prilikom nisu navedene.
Sve mere koje organizacije preduzimaju primenjujući OHSAS 18001 imaju za cilj da svedu na minimum pojavu akcidenata, incidenata i neusaglašenosti iz oblasti zaštite zdravlja i bezbednosti na radu. Međutim, ako se uzme u obzir da je organizacija živ organizam, koga na prvom mestu čine ljudi, onda je potpuno jasno da je ove nesrećne događaje i uz njaveće mere predostrožnosti nemoguće izbeći. U tu svrhu organizacija mora da ima procedure za izveštavanje, procenjivanje i istraživanje nesreća. Njihov osnovni cilj je da se spreči pojavljivanje istih ili sličnih situacija u budućnosti. Ove procedure treba da obuhvate:
odgovornosti i ovlašenja osoba koje su uključene u izvođenje, izveštavanje, istaživanje, follow-up i praćenje korektivnih i preventivnih mera,
zahteve da se o svim neusaglašenostima, nesrećama, incidentima i opasnostima naprave zapisi,
zahtev da se evidentiraju informacije o imovinskoj šteti,
osiguranje da ni jedan zaposleni ne trpi posledice zbog izveštavanja o neusalglašenosti, nesreći ili incidentu,
aktivnosti koje treba preduzeti prateći identifikovane neusaglašenosti u OHSAS sistemu upravljanja,
definisane procese obaveštavanja,
koordinaciju sa planom za hitne slučajeve i procedurama, kad je primenjivo,
proces istraživanja, svrhu istraživanja, rezultate istraživanja i učesnike,
korektivne i preventivne mere,
analize neusaglašenosti, nesreća i incidenata.
Da bi sistem upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu bio konstantno primenjivan i u skladu sa zahtevima standarda OHSAS 18001, organizacije moraju da vrše stalni nadzor nad njegovom primenom kroz sprovođenje internih provera i učestala preispitivanja od strane rukovodstva. Hijerarhijski uređen sistem provera u organizaciji i zalaganje i istrajnost rukovodstva u primeni svih raspoloživih mera za postizanje maksimalne bezbednosti na radnom mestu, omogućavaju organizacijama da neometano i uz minimalan rizik po bezbednost zaposlenih, obavljaju poslove na kojima su prisutne brojne opasnosti.
Tržište danas daje veću prednost organizacijama koje vode računa o zaposlenima i preduzimaju sve dostupne mere zaštite zdravlja i bezbednosti na radu, a satandard OHSAS 18001, kao skup zahteva za bezbednost, ističe organizacije koja ga primenjuju i pomaže im u učešću na tržišnoj utakmici.